先约定记账口径
门店与供应商在群里讨论数量、价格和付款，最容易出现“同一个正号两种理解”。开始用记账机器人前，先共同约定符号：例如采购增加应对账金额记加账，付款或退货减少该金额记减账。也可以采用实际现金收支口径，但同一个账本不要中途混用。
这个约定不是软件提供支付或债权确认。微信记录和 Excel 是辅助整理，实际收货、退款、付款仍需用对应凭证核验。供应商是否认可结算结果，需要双方确认，不能单凭机器人显示余额就认定存在一笔应付款。
三类业务写成不同备注
+200*1#收货批次P01 -80*1#付款凭证F01 -20*1#退货批次R01
按这个演示口径，剩余对账金额为 100.00。备注标明业务类型与短编号，可以区分“少收货”与“已经退款”。如果把所有说明都写成“货款”，月底查找差异时还要重新翻整段聊天。
多门店不要共用一个未说明的余额
两家门店可以分别建立采购群，再归入同一业务分组。分组便于管理和看汇总，不会把各群权限或余额合成一份。供应商联系人在两个群都出现，也不代表允许把 A 店付款冲减 B 店账目；如需跨店业务分摊，应由负责人依据真实交易分别记录。
- 每天固定时间由主微信或本群管理员发送“查询全部”，按人核对本群全部未清账及总余额；查询与 /查询 不指定对象时都默认本人。
- 抽查付款与退货凭证，确认录入人与备注一致。
- 差异账先在 PC 选中具体条目核对，必要时追加冲正。
- 双方核对完再清账，并保留该轮完整导出。
导出之后按列阅读
本金、附加额、账单金额均按分显示；乘除系数保留计算精度。原始算式用来解释入账过程，不要以已经舍入的本金显示值重新计算。完整导出的三张工作表分别是摘要、账单明细和操作流水。清账单独记录操作人、时间、净额和可证实的前后余额；完整历史包含已清账、冲正和整合审计，因此不能直接把全表所有金额相加当作当前应付金额。
新负责人接手时，让他同时拿到正负号约定、最后核对范围和待解决差异清单。只有一个余额截图，无法说明包含了哪些批次，也不利于发现重复录入。门店数据需要备份，但导出表可读，并不等于受保护的恢复备份。
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相关指南：多门店群账如何隔离、供应商明细导出怎么核对。具体按钮和指令见操作文档。
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