群名称是标签，不是账本身份
两个项目都可能叫“采购对账”，同一个成员也可能同时在几个群里。如果把名称当作唯一身份，改群名、重名群或同名昵称都会让账务范围变得含糊。账房助手按稳定群身份隔离记录，群名用于阅读；把群放进同一业务分组，也不会合并成一本可互相操作的账。
开始登记前，建议给群名加上项目或门店标记，例如“演示门店A采购”和“演示门店B采购”。这是减少人工选错的习惯，不是系统隔离的前提。即使名称一致，软件仍分别保存，但负责人在点击导出或纠错时更容易看清对象。
先在群里开启，再在电脑核对
- 主微信在需要记账的群发送
/开启。 - 同步已登记群资料，选中目标群检查当前状态。
- 分别发送一笔容易区分的演示账，确认只进入对应群账本。
- 授权在每个群单独完成，不沿用另一个群的管理员身份。
已知昵称也按当前处理账号、群和稳定成员身份分别保存，只用于显示；改昵称或同名不会合并账目，更不会沿用另一群的授权。暂停一个群只影响它的新账务，不会关闭另一个群。群内的查询、撤回和导出也以触发群为范围。软件允许把多个群的历史统计放在同一报表里看，但这只是汇总视图，不赋予某个群管理员跨群清账的权限。
完整导出与汇总不要混用
在“群组账本”选中一个群，使用“导出选中群全部账单”，得到的是该群完整历史，不受另一页的日期筛选影响。“导出筛选账单”则跟随当前筛选。多群范围的文件会用汇总名称，避免看起来像只属于其中一个群。
单群文件名包含经过安全清洗的群名和导出时间；不同群有独立目录，同名导出不会覆盖已有文件。收到文件后仍应先看摘要里的群名称与记录数，而不是只凭文件名判断业务范围。完整单群导出有“摘要”“账单明细”“操作流水”三张工作表；管理员在群内发送“查询全部”则按记账对象查看当前全部未清账，不是查看完整历史。重命名群不会自动改变已经导出的旧文件。
交接时带上范围说明
向同事交付一张账单时，说明它属于哪个群、是全部历史还是筛选范围、是否包括已清账记录。如果余额不一致，先比较这三项，再检查清账和整合状态。很多看似金额错误的问题，实际是把当前未清账余额和跨群历史收支放在一起比较了。
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相关指南：读懂导出账单明细、建立每日核对流程。具体按钮和指令见操作文档。
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